Kiinteistöyhtiössä toteutettavasta sovittelusta selvitys julkaistu

Jotkut kiinteistöyhtiöt ovat ottaneet sovittelun osaksi konfliktinratkaisurepertuaariaan.

Tuotimme depolarize-työnä selvityksen erään kiinteistöyhtiön sisäisestä sovittelusysteemistä. Tarkoituksena oli kuvata sovittelumalli, ja selvittää asukkaiden, sovittelijoiden ja isännöitsijöiden näkökulmia sovitteluun ja sen vaikuttavuuteen liittyen.

Selvityksen tarkoitus oli tukea kiinteistöyhtiön organisaatiota sovittelupalvelun kehittämisessä sekä saattamisessa entistä tuloksellisemmaksi ja asiakasystävällisemmäksi. Selvitys toi esiin paljon onnistumisia ja toimivia työtapoja, sekä myös jonkin verran oppimisen ja kehittämisen paikkoja.

Tässä kiinteistöyhtiössä sovittelu koettiin hyödylliseksi menetelmäksi. Vain vuoden toimimisen jälkeen kiinteistöyhtiön sovittelupalvelu tuotti myönteisiä tuloksia: suurin osa isännöitsijöistä hyödynsi sitä ja suurin osa palvelua saaneista asukkaista oli tyytyväisiä siihen. Sovitteluprosessit itsessään synnyttivät myönteisiä vaikutuksia niihin osallistuneille, vaikka konfliktit eivät olisikaan ratkenneet toivotulla tavalla.

Sovittelu ei ole autuaaksi tekevä tai takuuvarmoja tuloksia tuova konfliktinratkaisumenetelmä, joka toimisi aina ja kaikissa tilanteissa. Siksi onkin tärkeää arvioida realistisesti ja tapauskohtaisesti, milloin sovittelua on soveliasta käyttää ja milloin ei. Tämän arvion tekemiseen tarvitaan kiinteistöyhtiön henkilökunnan moniammatillista näkemystä. Tässä yhtälössä kiinteistöyhtiön tarjoaman sovittelupalvelun rooliksi jää tarjota otollinen tila kohtaamiselle, sekä asiantunteva sovittelija konfliktin osapuolten tueksi. Pohjimmiltaan sovittelija on vain fasilitaattori, joka pyrkii mahdollistamaan konfliktin osapuolten yhteen tulemisen ja rakentavan keskustelun. Kuten sovittelussa aina, konfliktin omistajuuden tulee säilyä sen osapuolilla, sillä he ovat viime kädessä itse vastuussa konfliktin käsittelystä ja ratkaisusta, tai vastaavasti sen ylläpitämisestä.

Selvityksen johtopäätöksenä teimme 8 suositusta kiinteistöyhtiölle, joka haluaa ottaa sovittelun osaksi häiriön- ja riidanratkaisumenetelmiä.

1. Säilytetään sovittelupalvelu kiinteistöyhtiön sisäisenä konfliktinratkaisumenetelmänä ja juurrutetaan menetelmä pysyväksi osaksi organisaatiota. Varmistetaan johdon ohjaus ja tuki sovittelupalvelulle ja sen toiminnalle.
2. Kirkastetaan sovittelupalvelun asemaa kiinteistöyhtiön sisällä ja huolehditaan sovittelupalvelun johdonmukaisesta sijoittumisesta organisaatiokokonaisuuteen. Vahvistetaan yhteistyötä talon sisäisten työntekijäryhmien (erityisesti sovittelijat ja isännöitsijät) kesken sekä ulkopuolisten yhteistyökumppaneiden kanssa konfliktitilanteisiin puuttumisessa ja niiden käsittelyssä.
3. Selkeytetään organisaation sisäisiä käytäntöjä varoitusten, huomautusten ja häiriöilmoitusten suhteen. Suositaan sovittelua sanktioiden sijaan ensisijaisena ratkaisuna tilanteissa, joissa naapureiden näkemykset poikkeavat toisistaan ja johtavat erimielisyyksiin. Edelleen kannustetaan soittamista kaikille osapuolille informaation välittämisessä.
4. Madalletaan asukkaiden kynnystä osallistua sovitteluprosessiin. Korostetaan varhaista puuttumista kaikissa konfliktitilanteissa ja tarjotaan sovittelupalvelua asiakkaille jo konfliktin varhaisessa vaiheessa tai ennaltaehkäisevänä toimenpiteenä. Toteutetaan sovitteluprosessit kohtuullisessa ajassa.
5. Korostetaan, että sovitteluprosesseissa pyritään aina sekä erillistapaamisten että yhteistapaamisten järjestämiseen. Myös asianmukainen seurantajakso toteutetaan aina.
6. Motivoidaan osapuolia osallistumaan sovitteluun ja sitoutumaan sovitteluprosessiin sekä kannustetaan keskinäiseen vuorovaikutukseen.
7. Parannetaan sovittelupalvelusta tiedottamista ja varmistetaan, että asukkaat tietävät, että sovittelu kuuluu kiinteistöyhtiön keskeisiin käytäntöihin ja toimintakulttuuriin.
8. Kehitetään uutta lähestymistapaa pitkittyneisiin ja sovittelulla ratkeamattomiin konfliktitilanteisiin. Mukautetaan sovitteluprosessia monenkeskisten ja monisyisten konfliktitilanteiden käsittelyä varten.

Selvityksen tekijät:

Attias, Miriam, Makweri, Marie ja Ojala, Pasi.

Lisätietoa: Miriam Attias; miriam.attias@communitymediation.fi ja 0440819814.